Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – Heute in der Sesamstrasse der Buchstabe „S“

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich, Thorsten Zulauf, mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße.
Heute will ich mich auf den Buchstaben „S“ konzentrieren, „S“ steht für die Speed (=Geschwindigkeit). Die Geschwindigkeit beschreibt die Fähigkeit der Kanzlei für den geleisteten Rechtsrat Rechnungen zu stellen und diese zeitnah bezahlt zu bekommen, und wie dies die finanzielle Situation der Kanzlei beeinflusst.
Die Geschwindigkeit ist wichtig, um die Liquidität im in der Kanzlei so hoch wie möglich zu halten (und damit Bankkredite oder Partner Einlagen zu vermeiden), zu vermeiden als Bank für Mandanten herzuhalten und zu vermeiden, dass ausstehende Rechnungen nicht durch Unsicherheiten auf Mandantenseite werden.
Die meisten Kanzleien setzen eine Zeiterfassungssoftware ein, daher sollten sie in der Lage sein, den geleisteten Zeitaufwand mindestens monatlich abzurechnen, falls nicht anders vereinbart. Oder wie bspw. in M&A Transaktionen, wo der Deal Abschluss der Rechnungslegungszeitpunkt ist, aber auch hier ist es möglich, Verhandlungen über Abschlagszahlungen zu führen. Regelmäßige Abrechnungen informieren den Mandanten über den geleisteten Rechtsrat und den damit verbundenen Mehrwert. Weiterhin hilft diese Vorgehensweise, den monatlichen Rechnungsbetrag im Vergleich zu einer Gesamtrechnung am Ende klein zu halten. Bei einer Gesamtrechnung kommt es typischerweise zu Diskussionen über den hohen Rechnungsbetrag, wenn der Mandat sich nicht mehr ausreichend erinnern will oder kann, warum die Kanzlei so viel Aufwand in die Rechtsberatung investiert hat.
Wenn die Kanzlei mehr als 15 Tage nach Monatsende für die Rechnungsstellung benötigt, dann ist das ein Indiz, dass die zugrundeliegenden Verfahrensweisen und Prozesse nicht hinreichend effizient sind. Daher erhöht sich die Notwendigkeit zur operativen Kanzleifinanzierung Bankkredite und / oder zusätzliche Partnereinlagen in Anspruch zu nehmen.
Um das Zahlungsverhalten der Mandanten zu verstehen, ist es im Vorfeld notwendig zu reflektieren, dass eine Kanzlei eine von vielen Dienstleistern ist und in den meisten Fällen kein kritischer. Der Mandant sieht die Kanzlei als Bank, bei der eine Zahlung ohne größere Konsequenzen verzögert werden kann, um die eigene Liquidität zu sichern. Um daher innerhalb einer vernünftigen Zeitspanne (bis zu 30 Tagen) eine Zahlung zu erreichen, ist es notwendig, dass die Rechnung und die beigefügte Dokumentation perfekt aufbereitet sind. Am besten ist die Rechnung / der Betrag im Vorfeld abgestimmt, so dass die Verarbeitung der Rechnung reibungslos funktioniert. Diese Abstimmung klärt den richtigen Adressaten (wer hat beauftragt) der Rechnung ab, die erteilte Auftragsnummer, die Berücksichtigung von Zahlungsläufen beim Mandanten (wann muss die Rechnung zur Zahlung vorliegen) und ein Anschreiben zum Inhalt der Rechnung, die den Wert noch einmal verdeutlicht (etwa: eingeklagte Forderung, erhöhter Verkaufspreis, verringerstes Risiko in Höhe eines bestimmten Wertes, etc. pp). Manchmal werden die Rechnungen in Shared-Service Centern verarbeitet: dann ist es notwendig, dass alle bearbeitungsrelevanten Information bspw. die Auftragsnummer, der Mandantenkontakt,…) auf der Rechnung selber enthalten sind, und nicht nur im Anschreiben.
Falls die Rechnung nach Ablauf des Zahlungszieles noch nicht bezahlt wurde, zögern sie nicht den Mandanten anzusprechen und auf Zahlung zu drängen, die Kanzlei hat die Leistung erbracht. Falls sie keine Zahlung erhalten, müssen Sie die Liquidität für die laufende Kanzleifinanzierung (Gehälter, Miete, Vorabentnahme der Partner,…) von der Bank und / oder über Partnereinlagen organisieren. Ihre Zögerlichkeit, die dazu führen kann, die Kanzlei nicht aus dem laufenden Cash Flow zu finanzieren ist, wird das Rating der Kanzlei bei der Bank negativ beeinflussen.
Zusammenfassend gilt, je eher Sie Ihre Rechtsberatung abrechnen und je schneller sie den Rechnungsbetrag bezahlt bekommen, desto geringer ist der operative Finanzierungsbedarf für Ihre Kanzlei, also die Notwendigkeit, zusätzliche Einlagen der Partner abzurufen bzw. Partnerentnahmen zu verringern / auszusetzen. Kanzleien, die gut geführt werden, nutzen Finanzierungen für Investments und nicht für den laufenden Betrieb, steuerliche Verbindlichkeiten oder Partnerentnahmen.

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