Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – Heute in der Sesamstrasse der Buchstabe „E“

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich, Thorsten Zulauf, mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße.
Heute will ich mich auf den Buchstaben „E“ konzentrieren, „E“ steht für die Expenses (=Kosten). Die Kosten decken die Kostenstruktur ab und wir zeigen, wie diese Struktur – richtig analysiert und gesteuert – die Profitabilität der Kanzlei beeinflusst.
Die Kostenstruktur (meist zwischen 40% und 60 % des Umsatzes, je nach Kanzleigröße) ist mehrheitlich bestimmt durch das Personal der Kanzlei (Anwälte und Business Services/Sekretariat), diese machen in der Summe ca. 50% der Gesamtkosten aus. Weitere 35% werden für den laufenden Betrieb (Material, IT, Telefon, Datenverkehr,…) aufgewendet und die verbleibenden 15% decken die Gebäudekosten (Miete, Leasing, Verbrauch,..) ab. In Bezug auf die zeitliche Beeinflussbarkeit sind Gebäudekosten insb. Miete, die mit der längsten Verzögerung im Einfluss auf die Profitabilität, da Mietverträge typischerweise für 5-10 Jahre geschlossen werden. Es ist daher essentiell, eine Strategie für den personellen Ressourceneinsatz für die Zukunft zu entwickeln, da dies die zukünftige Kostenbasis bereits heute fixiert.
Der laufende Betrieb mit einem Anteil von 35% am Kostenvolumen kann kurzfristig (bspw. durch das Einstellen eines Services oder des Einkaufes bestimmter Produkten) und mittelfristig (bspw. Auswahl eines neuen Telekommunikationsdienstleisters) beeinflusst werden. Die erste Priorität ist es aber, im Vorfeld das benötigte Dienstleistungsniveau (Service Level) zu bestimmen, damit der Anbieter den dafür am besten geeigneten Preis / Qualitätsmix ausgewählt werden kann.
Den größten Einfluss auf die Profitabilität – durch das absolute Kostenvolumen alleine – haben die personalbezogenen Kosten der Kanzlei, diese sind bestimmt durch das verfolgte Geschäftsmodell der Kanzlei (siehe meinen Beitrag zum Leverage) und der Fähigkeit, die Ressourcen zu bewirtschaften (siehe meinen Beitrag zur Utilization). Falls die Ressourcen proaktiv gesteuert werden, bedeutet das auch, dass Einstellungen nur dann vorgenommen werden, wenn das erwartete Arbeitsvolumen nachhaltig akquiriert werden kann und wenn diese Ressourcen im Sinne eines Preis / Qualitätsmixes am besten für die Erbringung der rechtlichen Beratung geeignet sind. Nur dann ist der Einfluss auf die Profitabilität förderlich und erlaubt Investitionen in das geeignete Talent. Hier ist am wichtigsten darauf zu achten, dass die Mitarbeiter nicht mir unprofitablen Mandanten ausgelastet sind, die meist einfach sind und viel Arbeit machen, aber wenig Gewinn versprechen. Maximal 10-15 % des Umsatzes darf hiermit, bei aller Liebe zur Profession und sozialen Einstellung, verbracht werden.
Die Business Services Seite der Personalkosten ist bestimmt durch die Frage, welcher Service Level geeignet ist, um ein Umfeld bereitzustellen, in dem eine hohe Qualität der rechtlichen Beratung möglich ist. Hierzu sind im Markt verschiedene Ansätze wie Outsourcing von Dienstleistungen über Digitalisierung der Arbeitsabläufe usw. eingeführt, die Kosteneinsparungen auf dem benötigten Service Level erlauben.
Zusammenfassend kann daher gesagt werden, dass mit der aussagefähigen Analyse der Kostenstruktur, der Definition der benötigten Service Level, dem Management des Geschäftsmodells und der Steuerung der Ressourcen, die Profitabilität der Kanzlei sich positiv entwickeln kann und damit gleichzeitig die langfristigen Erfolgsaussichten der Kanzlei.

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