Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – Heute in der Sesamstrasse der Buchstabe „S“

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich, Thorsten Zulauf, mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße. Heute will ich mich auf den Buchstaben „S“ konzentrieren, „S“ steht für die Speed (=Geschwindigkeit). Die Geschwindigkeit beschreibt die Fähigkeit der Kanzlei für den geleisteten Rechtsrat Rechnungen zu stellen und diese zeitnah bezahlt zu bekommen, und wie dies die finanzielle Situation der Kanzlei beeinflusst. Die Geschwindigkeit ist wichtig, um die Liquidität im in der Kanzlei so hoch wie möglich zu halten (und damit Bankkredite oder Partner Einlagen zu vermeiden), zu vermeiden als Bank für Mandanten herzuhalten und zu vermeiden, dass ausstehende Rechnungen nicht durch Unsicherheiten auf Mandantenseite werden. Die meisten Kanzleien setzen eine Zeiterfassungssoftware ein, daher sollten sie in der Lage sein, den geleisteten Zeitaufwand mindestens monatlich abzurechnen, falls nicht anders vereinbart. Oder wie bspw. in M&A Transaktionen, wo der Deal Abschluss der Rechnungslegungszeitpunkt ist, aber auch hier ist es möglich, Verhandlungen über Abschlagszahlungen zu führen. Regelmäßige Abrechnungen informieren den Mandanten über den geleisteten Rechtsrat und den damit verbundenen Mehrwert. Weiterhin hilft diese Vorgehensweise, den monatlichen Rechnungsbetrag im Vergleich zu einer […] ... mehr

Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – Heute in der Sesamstrasse der Buchstabe „E“

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich, Thorsten Zulauf, mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße. Heute will ich mich auf den Buchstaben „E“ konzentrieren, „E“ steht für die Expenses (=Kosten). Die Kosten decken die Kostenstruktur ab und wir zeigen, wie diese Struktur – richtig analysiert und gesteuert – die Profitabilität der Kanzlei beeinflusst. Die Kostenstruktur (meist zwischen 40% und 60 % des Umsatzes, je nach Kanzleigröße) ist mehrheitlich bestimmt durch das Personal der Kanzlei (Anwälte und Business Services/Sekretariat), diese machen in der Summe ca. 50% der Gesamtkosten aus. Weitere 35% werden für den laufenden Betrieb (Material, IT, Telefon, Datenverkehr,…) aufgewendet und die verbleibenden 15% decken die Gebäudekosten (Miete, Leasing, Verbrauch,..) ab. In Bezug auf die zeitliche Beeinflussbarkeit sind Gebäudekosten insb. Miete, die mit der längsten Verzögerung im Einfluss auf die Profitabilität, da Mietverträge typischerweise für 5-10 Jahre geschlossen werden. Es ist daher essentiell, eine Strategie für den personellen Ressourceneinsatz für die Zukunft zu entwickeln, da dies die zukünftige Kostenbasis bereits heute fixiert. Der laufende Betrieb mit einem Anteil von 35% am Kostenvolumen kann kurzfristig (bspw. durch […] ... mehr

Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – Heute in der Sesamstrasse der Buchstabe „L“

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich, Thorsten Zulauf, mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße. Heute will ich mich auf den Buchstaben „L“ konzentrieren, „L“ steht für den Leverage (=Hebel). Der Leverage beschreibt das Verhältnis angestellter Anwälte zu Partnern und wie dieser Hebel die Profitabilität beeinflussen kann. Der Leverage ist mehrheitlich durch die Natur der Mandanten und die angebotenen rechtlichen Dienstleistungen bestimmt. Der Hebel ist in einer Bandbreite von Null in einer Ein-Personen-Kanzlei bis zu 10 und mehr in spezialisierten oder auf hohen, repetitiven Fallzahlen fokussierte Kanzleien anzutreffen. Je besser eine Kanzlei fähig ist, die Partner Ressourcen auf angestellte Anwälte zu „hebeln“, also die unternehmerische Fähigkeit zur Mandatsakquisition des Partners zu nutzen, desto höher ist der Einfluss auf die erzielbare Profitabilität, wenn andere, die Profitabilität beeinflussende Faktoren wie Auslastung, Stundensatz oder Ausgaben, konstant bleiben. Da die Partnerzeit die wertvollste und limitierte Ressource einer Kanzlei ist, hat jede Möglichkeit, angestellte Anwälte (bei fachlicher und qualitativer Eignung) anstelle der Partner auf Mandaten arbeiten zu lassen, einen positiven Einfluss auf die Profitabilität, da auch gleichzeitig Zeit verfügbar gemacht wird […] ... mehr

Heute in der Sesamstrasse : Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – der Buchstabe „U“ = Utilisation (engl.= Auslastung)

Heute in der Sesamstrasse : Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – der Buchstabe „U“ Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße. Heute will ich mich auf den Buchstaben „U“ konzentrieren, „U“ steht für die Utilization (=Auslastung). Die Utilization beschreibt die Fähigkeit einer Kanzlei, die zur Verfügung stehenden Ressourcen zu 100% zu nutzen. Die meisten Kanzleien benutzen eine Software zur Zeiterfassung Ihrer Anwälte, daher sollten sie eigentlich eine gute Basis haben, wer, wie viele Stunden gearbeitet hat. In dieser Phase ist es wichtig, dass die Anwälte alle Zeiten täglich erfassen, und die Erfassung sollte unabhängig davon sein, ob diese Zeiten abrechenbar sind oder nicht. Die Zeiten sollten täglich erfasst werden, weil zu einen diese genaue Dokumentation später kaum möglich ist, zum anderen weil der tatsächliche zeitliche Aufwand geringer eingeschätzt wird. Wir schätzen, dass diese Erfassungsverluste ca. 10-15% des Gesamtumsatzes ausmachen. Der Einfluss auf den Umsatz und Gewinn ist leicht zu kalkulieren. Auf Basis der Bruttostundenzahl, die jeder Anwalt zur Verfügung hat- in der Regel 1.760 Stunden (220 Arbeitstage * 8 Stunden / […] ... mehr

Heute in der Sesamstrasse : Steuerungsgrößen (KPIs) für Kanzleien – der Buchstabe „R“ wie Realisation (von Thorsten Zulauf)

Haben Sie sich je gefragt, warum Buchstaben in der Sesamstrasse sich einer so großen Beliebtheit erfreuen? In dieser Serie befasse ich mich mit verschiedenen Steuerungsgrößen, den sogenannten (auf englisch) „R.U.L.E.S.“, jeder Buchstabe steht hier für eine Steuerungsgröße. Heute will ich mich auf den Buchstaben „R“ konzentrieren, „R“ steht für die Realisation. Realisierung im Großen und Ganzen umfasst die Fähigkeit einer Anwaltskanzlei die geleistete Rechtsberatung zu 100% und mehr der vereinbarten Raten abzurechnen. Diese Situation soll der Standardfall sein, weil Sie im Vorfeld der Beratung die gültigen Konditionen mit dem Kunden vereinbart haben. Wenn Sie also regelmäßig feststellen, dass Sie von den Standardstundensätzen zu Gunsten reduzierter Stundensätze (oder sonstigen Preismodellen) abweichen, sollte die Beziehung mit Ihrem Mandanten dahingehend analysiert werden, ob diese noch auf einem gegenseitigen Verständnis für die Rechtsberatung und der Kompensation für diese Dienste beruht. Kanzleien, die in der Lage sind, den vom Mandanten wahrgenommenen Wert ihrer Dienstleistungen zu kommunizieren, sind in einer guten Ausgangsposition, die Vergütung positiv zu beeinflussen. Dies wird am besten durch eine aktive Mandatskommunikation unterstützt, die den Mandanten regelmäßig über Entwicklungen im Mandat auf dem Laufenden – seien es Höhen oder Tiefen – und wie die Kanzlei mit diesen Entwicklungen umgeht. Zusammenfassend : Je besser […] ... mehr

Tomorrow’s law firm: You might not like what you find

Bruce McEwen, in den USA geliebter Blogger, der sich damit in die Kanzleiberaterszene hineingeschrieben hat, hat immer schon extreme Thesen vertreten. Was sich gut liest, hat allerdings nicht immer mit der Realität zu tun. Thought-provoking nennt man so einen Stil, bis man irgendwann entweder die Mehrheitsmeinung geformt hat, oder nicht mehr ernst genommen wird. Nach seinem Buch „Growth ist dead“ (ziemlich treffend), „Taxonomie“ (kalter Kaffee) kommt nun die These, dass Partnerschaftsmodell sei überlebt. In seinem Artikel: Tomorrow’s law firm (http://www.thelawyer.com/analysis/the-lawyer-business-leadership/business-leadership-news/tomorrows-law-firm-you-might-not-like-what-you-find/3037744.article?cmpid=tlmgt_1406440) hat er einen Teaser losgelassen. Ziel ist es wohl eher, Teilnehmer für die Konferenz in London zu motivieren. Denn die These ist genauso krude wie falsch: wenn man heute eine Kanzlei gründen würde, würde man es nicht mehr als Partnerschaft tun, meint er. Es sieht so aus, als würde der liebe Kollege, der unter „Allan Smith, esq.“ ein herrliches Englisch von sich gibt, ein Opfer seines Geschäftsmodelles. Da ihn keiner erst nimmt als Berater, versucht er es mit steilen Thesen in Blogs und Vorträgen. So wie Richard Suskind mit Provokation anfangs die Leute aufweckte, dann aber irgendwann auf der von ihm selbst definierten Zeitschiene mangels Eintritt seiner Vorhersagen immer weniger ernst genommen wurde, geht es jetzt wohl auch Bruce. Schade, […] ... mehr

RAK Celle: Thesen zur Zukunft der Anwaltschaft für Privatmandanten

Eine erfrischende Selbsterkenntnis: Die RAK Celle hat provokante Thesen veröffentlicht, gut aus dem eigenen Bezirk mit Daten unterfüttert. Wir Berater warnen schon seit Jahren davor, aber es wollte keiner hören. Wie schön, wenn jetzt, die als progressiv geltende Kammer Celle, sich mit der Zukunft des Berufes kritisch auseinander setzt. ... mehr

Wie Merger zwischen Beraterkanzleien wirklich ablaufen

Wir werden regelmäßig dazu gerufen, wenn Kanzleien Merger oder Übernahmen anstreben. Die in diesem Prozess auftretenden Unsicherheiten sind von hoher Dynamik und produzieren viel Reibungsverluste. Eine Kanzlei wird jedesmal in seinen Grundfesten erschüttert, da sie in ihrer personellen Zusammensetzung hinterfragt wird. Merger sind daher oftmals in Deutschland nur dadurch zu gestalten, dass eine Bestandsgarantie an alle bisherigen Partner abgegeben wird, mit dem Versprechen auf höhere Gewinne und möglichst geringer Zumutung an Veränderung. Genau das aber wären Erfolgsfaktoren: nämlich zu entscheiden, wie das wettbewerbsfähigere Geschäftsmodell der neuen Kanzlei aussieht, wer dazu beitragen kann (und wer nicht) und welche Veränderungen notwendig sind, um die neue Gesellschaft erfolgreicher zu machen, als es die beiden bisherigen waren (und die ja auch genau deshalb zusammenkommen). Die neue Organisation, das neue Geschäftsmodell etc. sind daher vor dem Abschluß der Mergerverhandlungen (und rechtlich/technischer Umsetzung) zu definieren und verbindlich zu verabreden, als Anlage zum Mergeragreement. Wird es unterlassen, dann wird die neue Kanzlei nicht wirklich wettbewerbsfähig, sondern ein nur schwer zu steuernder Haufen ohne klare Identität, zwischen Veränderungsnotwendigkeit und Festhalten am Alten (oftmals: auch mehreren, teueren Systemen) oszillierenden Entscheidungsprozessen, die kleine Klarheit, sondern nur Kosten produzieren. Diese Beobachutng trifft vor allem für den deutschen Markt zu, deren große […] ... mehr

Zeithonorarabrechnung, aber (juristisch) richtig

Die Zeithonorarabrechnung setzt richtige Zeiterfassung voraus. Als Regel gilt, dass die Anwaltskanzlei als Wirtschaftsunternehmung Zeit x Kompetenz x h-Satz/€ verkauft; je höher die Kompetenz, umso höher der Stundensatz, und je mehr Stunden, umso höher der Umsatz. In der Automobilindustrie ist man hier schon weiter, man verkauft „Arbeitseinheiten“, und ist dadurch de facto wieder zum Pauschalpreissystem zurückgekehrt und kann durch Prozessoptimierungen Umsätze erhöhen. Anwälte sind noch nicht auf diese Idee gekommen (resp. haben das falsche Preissystem), in dem sie nur „tatsächlich notwendige“ Aufwände verrechnen dürfen. Und so streitet man sich natürlich gerne einmal darüber, was denn wohl ein angemessener Zeiteinsatz ist. Das betrifft, schon den Beginn der Mandatsarbeit, und der Kollege Ritter aus Berlin hat einmal zusammen getragen, was das denn wohl für das Durchlesen der von Mandanten übergebenen Unterlagen (Beispiel: 50 Seiten) bedeuten würde. Einserseits eine respektvolle Leistung, die Rechtssicherheit stiftet. Andererseits: Die richtige Zeiterfassung ist in Kanzleien oftmals weder dem Umfange nach, noch auch der inhaltlichen Beschreibung nach ausreichend. Die rechtlich richtige Bezeichnung im Einzelfall korrrekt einzugeben dürfte extrem schwer sein. Da hilft nur: gute Leistung erbringen, die der Mandant nicht in Zweifel zieht, und im Zweifel nicht streiten, sondern sich vergleichen. Bis die Anwaltschaft als Ganzes darauf kommt, […] ... mehr

Der MyAnwalt

Wenn die digitale Revolution die Anwälte erfasst, wird es sicher auch jemanden geben, der das Mytaxi-Prinzip für Anwälte nutzt. Das funktioniert dann wie folgt: Der Stundensatz ist fixiert auf 120 € pro Stunde, so dass es sich für den Anwalt lohnt, aber auch für UberRA. Anwälte geben zwischen 3 % und 15% Servicegebühr an die Firma MyRA ab; je nach Auslastung sind sie bereit, mehr abzugeben, da dies Einfluss auf die Vergabewahrscheinlichkeit hat. Wenn sich ein Mandant per App Rechtsberatungsbedarf in einem Rechtsgebiet meldet, erhalten die angeschlossenen Rechtsanwälte mit entsprechender Rechtskenntnis die Meldung. Sie können sich innerhalb von 5 Sekunden melden: wer am schnellsten ist, erhält den Zuschlag. Sonst geht es zum nächsten Anwalt, der weniger Prozente bietet. Der MyRA hat nur eine Registrierung vorzunehmen, wo Fortbildung und Fachanwaltschaftszeugnisse vorzulegen sind. Die Mandanten nutzen die Dienstleistung gerne, einige Anwälte machen 30% Umsatz damit. So läuft es heute schon bei einem Taxiunternehmen; warum nicht für Anwälte? PS: Kammern haben diesen Trend natürlich wieder verschlafen, und nach mehreren verlorenen Prozessen bis zum BVerfG schließlich einsehen müssen, dass das Geschäftsmodell im Wettbewerb zulässig ist. PPS: Vielleicht hat ja jemand im Anwaltsverein dies gelesen, und hat schnell eine App entwickelt, die nach diesen Prozessen […] ... mehr